Certificate of Incumbency: цели, содержание и процедура оформления
Сертификат должностных лиц (Certificate of Incumbency) — это официальный документ для компании. Он служит подтверждением легитимности бизнес-структуры и правомочности ее должностных лиц принимать решения от имени компании.
Сертификат о полномочиях может запрашиваться у компаний как в оффшорных, так и в оншорных юрисдикциях. Он применяется:
- при открытии корпоративных счетов в зарубежных банках;
- заключении сделок;
- выполнении юридических формальностей.
Рассмотрим структуру Certificate of Incumbency и порядок его оформления.
Роль и назначение Certificate of Incumbency
Что такое Certificate of Incumbency важно знать в контексте ведения коммерческой работы. Этот документ для бизнеса используется в качестве инструмента подтверждения легитимности и полномочий конкретных представителей компании. Также он содержит текущие данные о директорах и уполномоченных лицах, фиксирует их права и образцы подписей.
Он может потребоваться для получения лицензий, банковских услуг и сделок с контрагентами. Для сохранения актуальности Certificate of Incumbency подлежит регулярному обновлению. Делать это следует по запросу и/или при смене руководства.
Цель оформления документа
Использование сертификата служит официальным подтверждением полномочий действующих руководителей и представителей компании на проведение юридических действий. Для чего нужен Certificate of Incumbency:
- Подтверждение легитимности — документ удостоверяет, кто именно вправе действовать от имени компании на текущий момент.
- Обеспечение прозрачности — содержит актуальные сведения, полномочия, а также образцы подписей директоров и бенефициаров.
- Упрощение процедур — запрашивается банками, контрагентами и регуляторами при открытии счетов, заключении сделок или проверке компании.
Внешний вид и содержание сертификата
Официальная актуальная информация фиксируется на официальном бланке, который предлагает регистрационный агент. Подписать его может корпоративный секретарь, нотариус или другой уполномоченный представитель.
Структура сертификата:
- Название компании — вносится полное юридическое наименование.
- Регистрационные данные — номер, дата регистрации и юрисдикция.
- Список должностных лиц — директора, акционеры, секретарь (с указанием их имен и занимаемых позиций).
- Подписи уполномоченных лиц — заверяют подлинность информации.
- Официальная печать — подтверждает юридическую силу документа.
Certificate of Incumbency может быть дополнен информацией о распределении акций, но он не заменяет реестр акционеров или акционерный сертификат.
Порядок выдачи Certificate of Incumbency
Процесс получения сертификата проходит в несколько этапов:
- Запрос на оформление в регистрационный государственный орган или непосредственно корпоративному секретарю, ответственному за ведение реестра юридических лиц.
- Сбор необходимых данных и сведений о компании (регистрационный номер, наименование, данные о руководителях, подтверждение полномочий заявителя).
- Подготовка документа. Информация вносится в форму, после чего бланк подписывается уполномоченным лицом.
- Получение готового сертификата. Сроки выдачи зависят от юрисдикции и загруженности регистрационного органа. Обычно оформление занимает от одного до нескольких рабочих дней.
Кто отвечает за выпуск документа
Сертификат выдается регистрационным агентом компании или сотрудником госорганов, ведущих реестр юридических лиц. В некоторых юрисдикциях предусмотрено заверение документа, работа проводится нотариусом, с последующим апостилированием для использования за границей.
Сколько действует Certificate of Incumbency
Период действия сертификата не фиксирован законом. Этот срок зависит от требований заинтересованной стороны, которая делает запрос на его предоставление. Обычно документ считается актуальным от 3 до 12 месяцев, после чего может потребоваться обновленная версия.
Сфера использования сертификата о полномочиях
Certificate of Incumbency доказывает, что компания действует легально, а ее должностные лица уполномочены представлять ее интересы. Необходимость в наличии сертификата возникает в следующих обстоятельствах:
- открытие счета в банке;
- заключение международных контрактов;
- прохождение аудита и подача документов в государственные органы;
- проведение сделок с активами (покупка недвижимости, ценных бумаг);
- корпоративные изменения (смена директоров, акционеров, реорганизация компании).
Заключение
Certificate of Incumbency — важный инструмент для подтверждения полномочий должностных лиц компании. Он упрощает работу с банками, партнерами и государственными органами, снижает риски юридических споров.
Обращайтесь! Наши специалисты помогут оформить Certificate of Incumbency в соответствии с требованиями выбранной юрисдикции.