Servicios de notario y apostilla en línea para clientes internacionales

A menudo, al hacer negocios a nivel internacional (por ejemplo, abrir una cuenta bancaria o solicitar la ciudadanía por inversión), se le solicitarán documentos certificados, notariados y/o apostillados.

Afortunadamente, ahora es posible completar la mayoría de estos procesos de forma 100 % remota desde su hogar u oficina utilizando tecnología de videoconferencia. Este artículo analiza los servicios notariales y de apostilla en línea de EE. UU. y el Reino Unido que están disponibles para clientes internacionales, así como medios alternativos para certificar ciertos documentos.

Uno de los mayores problemas de años pasados ​​en nuestro negocio fue la dificultad de obtener documentos certificados en ciertos países. Afortunadamente, los avances en tecnología y el movimiento en línea impulsado por la pandemia han facilitado las cosas en los últimos años.

Las prácticas para certificar documentos varían ampliamente entre países. Algunos países son mucho más liberales que otros.

Una de las restricciones más comunes en los servicios de notario público se refiere a la certificación notarial de documentos en un idioma extranjero. Los notarios en muchos países solo pueden certificar documentos en el idioma oficial de su país. Esto puede ser un inconveniente si se encuentra, por ejemplo, en Rusia y necesita un documento notariado en inglés. A veces existen soluciones legales que implican adjuntar traducciones oficiales, pero generalmente son muy engorrosas y costosas.

Otra restricción en algunos países es la certificación de copias fieles de documentos oficiales como pasaportes, cédulas de identidad y licencias de conducir. En algunos países esto está totalmente prohibido, mientras que en otros existen restricciones específicas: por ejemplo, algunos países prohíben hacer copias en color de los documentos oficiales, mientras que otros insisten en que solo las copias en color son válidas.

Cada vez más bancos e instituciones financieras aceptan firmas y medios electrónicos para verificar documentos de identidad. Es posible que le hayan pedido que cargue una selfie de usted mismo con su pasaporte o que participe en una videollamada en la que gira su documento de identidad frente a su cámara web para que se puedan verificar sus características de seguridad. En estos casos no se requiere certificación, notarización ni apostilla.

¿Qué sucede si está tratando con un banco, un socio comercial o una agencia gubernamental que requiere una copia impresa del documento con una apostilla, o simplemente un escaneo de un documento notariado? Aquí es donde un servicio de notario en línea es útil.

Virginia, EE. UU., fue el primer estado en promulgar la certificación notarial remota en línea. La legislación se firmó el 26 de marzo de 2011 y permite a los notarios reunirse con los firmantes por videoconferencia. Desde entonces, muchos otros estados de EE. UU. han seguido su ejemplo. Los documentos que han sido otorgados a distancia pueden ser apostillados como si hubieran sido firmados en presencia del notario.

Por lo tanto, puede certificar un documento en los EE. UU., sin importar en qué parte del mundo se encuentre. Hay muchos de estos servicios, pero dos que hemos encontrado que funcionan bien para clientes internacionales son NotaryCam y US Virtual Notary.

Las apostillas en los EE. UU. todavía se emiten como documentos físicos, pero pueden enviarse por correo a cualquier parte del mundo y los dos servicios anteriores se encargarán de esto por usted.

¿Qué pasa con otros países? El Reino Unido ahora permite que ciertos servicios notariales se realicen de forma remota. Los servicios notariales remotos en el Reino Unido funcionan de una manera ligeramente diferente. Las pautas del regulador emitidas durante la pandemia requieren que los clientes estén físicamente presentes en la jurisdicción si firman documentos por videoconferencia.

Sin embargo, si simplemente necesita copias certificadas y no está firmando físicamente nada, puede solicitarlas desde cualquier parte del mundo. En algunos casos, es posible que deba enviar el documento físico original al Reino Unido y que se lo devuelvan por la misma ruta, pero en muchos casos, si la autenticidad del documento se puede verificar en línea, es suficiente con proporcionar una versión electrónica. Esto se aplicaría, por ejemplo, en el caso de documentos de la Cámara de Comercio, calificaciones académicas del Reino Unido, certificados de nacimiento y pasaportes británicos. Este servicio incluye documentos extranjeros que pueden ser verificados en línea, a criterio del notario.

Una gran ventaja del Reino Unido sobre los EE. UU. es para los clientes internacionales que requieren apostillas. Las apostillas son generalmente más fáciles y rápidas de obtener en el Reino Unido: solo hay una oficina central que las expide y el procedimiento siempre se realiza de forma remota. Nuestro proveedor recomendado en el Reino Unido es The Apostilles Group.

Finalmente, hemos descubierto que cada vez más notarios, comisionados de juramentos y similares en diferentes países del mundo están dispuestos a realizar sus servicios a través de Zoom, Skype, etc. A veces es posible que no anuncien este servicio en línea, pero está disponible para los clientes que preguntan. Por ejemplo, en algunas de las jurisdicciones que ofrecen la Ciudadanía por Inversión, se ha convertido en una práctica bastante común.

¿Necesita servicios de notario en línea o apostilla remota para negocios internacionales? Si simplemente nos visita desde la web, primero puede explorar los enlaces anteriores (disponibles en inglés). No proporcionamos servicios de certificación de documentos independientes en este momento.

Sin embargo, si usted es un cliente nuestro que está utilizando nuestros servicios para formar una empresa offshore, abrir una cuenta bancaria offshore o solicitar la Ciudadanía por Inversión (Segundo Pasaporte), no dude en preguntarle a su Gerente de Relaciones sobre las formas en que podemos ayudarlo a certificar sus documentos dependiendo de los bancos y jurisdicciones involucradas. No hace falta decir que solo brindamos soluciones totalmente legales y legítimas.